I et i web- og software prosjekt er det konstant mange baller i luften.  Misforståelser, forvirring rundt status og forsinkelser -er høyst reelle trusler i vår bransje.  Våre oppdragsgivere har online tilgang til vårt prosjektsystem og gjøres til en aktiv deltager gjennom hele prosjektets livssyklus. Dette har vi meget gode erfaringer med.

Vi har gjennom flere år samlet så mange som mulig av trådene i ett prosjekt, i ett og samme prosjektverktøy. Milepæler og deadlines er tydelig visualisert. Alle oppgaver knyttet til ulike faser i prosjektet er strukturert og ansvarlig person følges opp automatisk av systemet. Bilde, tekster og andre filer er samlet på ett sted. Timeregistrering gjøres i samme system og gjør overvåking av estimerte timer enkelt. Det aller meste av kommunikasjonen i prosjektet gjøres også gjennom systemet, noe som gjør at alle involverte er konstant oppdatert. Historikken er dermed også godt ivaretatt.

Internt har vi brukt samme system i flere år. Siden slutten av 2008 har vi også sluppet våre kunder til, og har bare positive erfaringer med dette. -Det er vanskelig å skjønne hvordan man har greid seg uten dette tidligere, sier prosjektleder Geir Hagen.

Hva er det oppdragsgiverne har tilgang til?
- Ved å logge seg på via web har de full tilgang til selve prosjektplanen med milepæler og endelig deadline.  De har også tilgang til alle oppgaver og kan kommentere disse eller legge inn nye. Etter en Beta release er det stort behov for tilbakemeldinger, noe som gjøres rett i systemet. Det samme gjelder feilmeldinger og ønske om korrigeringer. Oppdragsgiver kan også se, redigere eller laste opp filer som tekst og bilder. Dette eliminerer forvirring rundt ulike versjoner av materiell, for eksempel en tekst, avslutter Geir Hagen.